業務棚卸しのやり方：自動化候補を見つける記入例とシート

「事務作業をAIで楽にしたい」だけでは、何を任せるか決まりません。まずは業務を、入力と終了条件が見える大きさに分けます。このページでは、1週間分の仕事を一枚に整理し、最初に試す作業を選ぶ手順を提案します。

ここで使う点数や基準は、このサイトの整理方法です。一般的な認定基準ではありません。記入例は架空の事業を使った説明用で、実測の成功事例ではありません。

「顧客対応」を3つの作業に分ける

「顧客対応」「経理」のような業務名は、そのままだと範囲が広すぎます。「何を受け取り、何ができたら終わりか」を一文にします。

分類と返信案は試せても、返金判断まで同じ仕組みに入れる必要はありません。工程を分ければ、任せる部分と残す部分を選べます。

思い出すだけだと、目立たない転記や確認を落としがちです。作業が終わった直後に、名前・所要時間・発生回数を記録します。待ち時間は別欄に置きます。返答待ちの3時間を、手作業3時間として計上しないためです。

同じ作業を3回記録できたら、真ん中の時間を仮の代表値にします。3回が10分・12分・40分なら12分です。ただし40分になった理由は消さず、例外欄に「添付漏れの再確認」と残します。これが後で自動化の難所になります。

次は架空の制作事業の例です。月間時間は「1回の手作業時間×月の回数」で計算しています。

作業	分／回	回／月	月間時間	例外・失敗の影響	初回候補
会議メモから行動表を作る	20	8	160分	担当の推測が混じる	確認付きで試す
ファイル名を規則に揃える	5	20	100分	上書きで元に戻せない	コピー上で試す
返信案をFAQから作る	10	30	300分	誤った約束をする	下書き限定
返金の可否を決める	15	4	60分	金銭・契約への影響	人が判断する

300分かかる返信案が、必ず最優先とは限りません。確認に毎回9分かかるなら削減は月30分です。作業時間が大きい候補から、確認を含めてどれくらい減るかを見積もります。

すべて「はい」の作業を先に試します。「いいえ」がある候補は、工程を分けるか、試行を見送ります。複雑な採点表を毎月管理するより、止める条件が明確な方が使い続けやすくなります。

次のブロックをメモや表計算ソフトへ貼り付け、作業ごとに複製してください。実際の顧客名や本文は記入せず、入力の種類だけを残せば十分です。

作業名：
きっかけ・頻度：
入力の種類：
完成した状態：
手を動かす時間（分／回）：
月の回数：
例外が起きる条件：
間違いを止める場所：
元の作業へ戻す方法：
試行中に記録すること：

棚卸しが終わったら、候補を一つだけ選びます。他の候補は保留欄へ移し、同時に仕組みを増やさないようにします。

毎日詳細に記録し続ける必要はありません。最初の試行に必要な代表例と例外が揃えば、記録を止められます。新しい仕事が増えた時や、確認時間が膨らんだ時に、その作業だけ追加してください。

次はAI導入効果の計算で確認・修正時間を含めて見積もり、7日間の検証シートで実際の効果を確かめます。